Margareimis Matute
Profesional en Administración en seguridad y salud en el trabajo, coordinadora de alturas, auditora RUC y de la trinorma del Consejo Colombiano de Seguridad; y Business Developer B2B de muraby.
Competitividad y sostenibilidad
El implementar sistemas de gestión integrado para la certificación ISO ayuda a las organizaciones a aumentar la satisfacción del cliente, a llevar acabo sus procesos mediante estándares de calidad, no dejando de lado a generar ambientes sanos y seguros, y a realizar actividades limpias que no contaminen el medio ambiente.
Internamente ayuda a las organizaciones a ser ordenadas y trabajar en función de sus objetivos estratégicos, basados en el contexto de la organización.
Los procesos de certificaciones en los últimos años se han vuelto cada vez más y más populares, empresas de todas las actividades y clasificaciones buscan un ente certificador especializado para llevar a cabo su proceso de certificación y lograr una mejor posición en el mercado empresarial o para incursionar como las mejores empresas.
Cada compañía define y decide cuáles son sus procesos más fuertes, cuántos de ellos requiere certificar y fortalecer para crecer en el medio.
Certificarse puede aumentar su eficiencia al contar con herramientas y estrategias técnicas actualizadas, que permiten dirigir adecuadamente la ejecución de proyectos y administrarlos de manera eficaz, al igual que también ayuda en el desarrollo de las capacidades de la fuerza de trabajo de las compañías.
El éxito de la certificación ISO está en el orden de los procesos
Paso 1 - Diagnóstico y planificación
La primera etapa es realizar un diagnóstico para conocer cuál es el grado de cumplimiento que tiene la organización con los requisitos de la norma, y sobre el mismo, trazar un plan de trabajo donde se detallan las actividades, con sus responsables y plazos que se llevarán a cabo a lo largo del proyecto.
Paso 2 - Diseño del Sistema de Gestión
En esta etapa se definen los elementos clave del Sistema de Gestión (SG) y se establece el soporte documental del Sistema.
Paso 3 - Implementación del Sistema de Gestión
A medida que el SG se diseña, se van implementando las metodologías y registros en todos los procesos y áreas funcionales dentro del alcance definido.
Paso 4 - Auditoría interna
Luego de que se haya implementado el SG en la organización, se llevará a cabo la realización de la auditoría interna de todo el Sistema, con el objetivo de determinar si cumple los requisitos de la norma que requiere certificar o acreditar y se aplica de manera consistente en todo el proceso involucrado.
Paso 5 - Certificación
Paso 6 - Formar a los integrantes de la empresa
En este punto, es importante proporcionar información y capacitación en el Sistema en 2 niveles diferentes:
Alta dirección: para sentar las bases del apoyo y el liderazgo. Al implementar un Sistema de Gestión es importante el entendimiento que la alta dirección tiene sobre la norma.
Empleados: los Sistemas de gestión ISO no solo se centran en el control de calidad, medio ambiente o seguridad, sino que la implementación normalmente afecta de alguna manera a prácticamente todos los procesos de su negocio y a todos sus empleados.
Uno de los errores más comunes en el proceso de certificación de una norma ISO está en la falta de comunicación interna de manera adecuada y temprana a todos los empleados para obtener su apoyo. Obtenerlo de todos los niveles de gerentes y empleados es crucial para el éxito de su Sistema de gestión.
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Las normas ISO
Algunas de las certificaciones más destacadas en Colombia son ISO 9001 (certifica el Sistema de Gestión de la Calidad), ISO 14001 (certifica el Sistema de Gestión Ambiental), ISO 26000 (se refiere a la Responsabilidad Social Corporativa que cada vez toma más fuerza) e ISO 45001 (está destinada a proteger a los trabajadores y visitantes de accidentes y enfermedades laborales).
Las certificaciones demuestran un alto compromiso con los estándares superiores de la industria y el aprendizaje continuo. Estos valores pueden ayudar a una empresa a aumentar su credibilidad y prestigio profesional dentro de su propia red, con sus clientes actuales y al buscar nuevas oportunidades de negocios o proyectos.
El tiempo y el esfuerzo invertidos en certificaciones a menudo resultan en mayores ingresos. La mayoría de los clientes comprenderán la diferencia de costos asociados con la capacitación especializada y estarán dispuestos a pagar más por productos o servicios que tengan certificaciones reconocidas.
Para las empresas estas representan la oportunidad de acceder a diferentes mercados y distinguirse en cada uno ellos.
La mayoría de las que son exitosas en el mundo concuerdan en que: una búsqueda continua de conocimiento e innovación es un elemento clave y fundamental en la actualidad para la construcción de un negocio creciente y próspero; y esto se convierte en una ventaja significativa cuando se trata de obtener determinados clientes o proyectos.
Beneficios de certificarse en normas internacionales
Unos de los principales beneficios de la certificación ISO incluyen:
- Mejoras en la gestión interna de la compañía.
- Mayor eficiencia en los distintos procesos (productividad, uso racional de energía, Impacto ambiental, seguridad de la información, etc.)
- Acceso a nuevos mercados y escenarios de negocio (grandes clientes, administración, mercado exportación, etc.)
- Herramienta para medir sus resultados y favorecer la toma de decisiones.
- Estándar reconocido mundialmente.
- Facilidad de integrar diversos Sistemas de gestión (legal, ambiental, calidad, seguridad de la información, etc.)
- Reconocimiento de organismos acreditados.
- Estandarización de los procesos mediante creación de manuales de procesos.
- La satisfacción del cliente como enfoque principal de la estrategia de negocio.
- Gestión de pérdidas monetarias y de materia prima, teniendo en cuenta que se establecen estándares para optimización de los mismos.
- Integración de las distintas áreas o procesos de la compañía con el propósito de alcanzar los objetivos estratégicos planteados por la organización.
- Una certificación pone en evidencia que la organización que la exhibe está abierta a nuevas oportunidades y alianzas.
Gestión del cambio y los aportes de la implementación de los procesos de acreditación
Las certificaciones ISO 9001 son reconocidas en todo el mundo. Sus clientes comprenderán los beneficios de trabajar con empresas que cuentan con ellas. De hecho, algunos de sus clientes solo harán negocios con empresas certificadas porque les garantiza que sus sistemas de administración se evalúan y aprueban constantemente.
Las implementaciones de dichas certificaciones significarán la estructuración de ciertos procesos y cambios a nivel organizacional que requieren del compromiso de la dirección; teniendo claro que para ello se requieren asignaciones especiales de recursos.
En conclusión, las certificaciones son una invitación a la organización que las adopta a gestionar de manera constante la revisión de las actividades que desarrollan, permitiendo fortalecerla desde la estructuración de sus propósitos organizacionales.
Lo anterior se realiza bajo un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo e incluye cuatro pasos o componentes:
Planificar: se deben trazar los planes que permitan mejorar la salud y la seguridad de los trabajadores, definiendo qué se está haciendo de manera incorrecta, o qué se puede hacer de una mejor manera.
Hacer: llevar a cabo las medidas que se han planificado.
Verificar: examinar las acciones y procedimientos para comprobar si se están consiguiendo los resultados establecidos o proyectados.
Actuar: implementar medidas de mejora para elevar la eficacia de todas las acciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
