Antes de entrar en profundidad a ver más sobre las órdenes de trabajo, veamos por qué son importantes con un ejemplo que nos ayudará a entender de qué se tratan.
Una constructora contrata a una empresa de instalación eléctrica para un ambicioso proyecto de apartamentos de lujo en las montañas. Son varias las actividades que debe realizar la empresa contratista para dicho proyecto y todas ellas deben quedar registradas en las órdenes de trabajo.
Evaluación del espacio, planeación de materiales, prevención de riesgos eléctricos, medición, instalación, corrección, etc.
El papeleo en este caso se convierte en ambos: un método de comunicación entre contratante y contratista y una garantía de que se cumplirán los requerimientos de la constructora. Si una sola orden llega a tener un error (lo que sucede con frecuencia), se detendría o impactaría negativamente la velocidad de entrega del proyecto.
Las órdenes de trabajo pueden verse como un contrato, puesto que su incumplimiento o violación pueden acarrear multas, sanciones y otro tipo de penalizaciones para la empresa.
De allí que sean una necesidad más que un gusto de las empresas; aunque no está nada mal que las pequeñas compañías, donde las solicitudes se pueden hacer de manera oral, tengan la buena costumbre de tener órdenes de trabajo.
Tipos
Las órdenes de trabajo se dividen en tipos, así como las actividades de una empresa con personal en campo.
- Preventivas: como su nombre lo indica, son órdenes creadas para la realización de una actividad de prevención que ya está programada, como la revisión del estado de la maquinaria, la verificación de recursos, entre otras.
- Correctivas: son aquellas que se generan a partir de las revisiones realizadas en las actividades de prevención. Cuando se reporta un problema, se realiza una orden de trabajo correctiva. Pueden crearse a partir del remplazo de un equipo dañado o reparaciones no programadas.
- Instalación: son creadas bajo demanda. Como en el caso del ejemplo anterior, cuando la constructora contrata los servicios de la empresa de instalación eléctrica.
- Emergencias: las órdenes de trabajo de emergencias se requieren para actividades con un nivel de urgencia alto y capacidad de acción inmediata. Las emergencias pueden ser problemas de cualquier tipo que causen un gran impacto en las operaciones.
- Inspecciones: este tipo de órdenes son similares a las preventivas, con la diferencia de que no se realizan periódicamente, ya que para ser ejecutadas requieren de la presencia de un auditor.
¿Qué deben contener?
Las órdenes de trabajo pueden ser tan variadas como los colores, cada estilo depende de las necesidades de la empresa, aunque suelen contener los mismos detalles indispensables para su ejecución.
Además, si bien los estilos son diferentes entre empresas, a nivel interno e incluso con la empresa contratista se suele manejar un mismo formato. De esta manera se asegura la unidad y buena comprensión de la orden de trabajo.
Estos son algunos detalles que deben contener:
- Número de orden
- Nombre del cliente
- Fecha de emisión
- Fecha de finalización
- Datos de contacto
- Tipo de servicio
- Instrucciones o detalles del servicio
- Costo
- Observaciones o novedades
- Firma del cliente
La verdadera pregunta que deberíamos hacernos es ¿por qué no? La digitalización de las operaciones con softwares de tipo SaaS (Software as a Service) y en este caso, de las órdenes de trabajo, permite la simplificación de procesos y, por ende, el aumento en la productividad. Además, trae otros beneficios que son imposibles de generar con una clásica hoja de cálculo.
- Captura de datos en tiempo real (24 horas, los 7 días de la semana, durante 365 días al año)
- Accesibilidad desde dispositivos móviles (útil para técnicos de campo)
- Facilidad en la gestión documental (una tarea ardua cuando las órdenes de trabajo están dispersas en diversos archivos)
- Capacidad para contener información innumerable (por el espacio ilimitado en la nube)
- Seguridad de los datos (lo que brinda tranquilidad a toda la compañía)
El secreto para mejorar la gestión de órdenes de trabajo con muraby
muraby es el software de trabajo en campo que integra la tecnología con el servicio especializado. Puede automatizar los procesos y diseñar formularios personalizados según los requerimientos del cliente. Estos formularios, además, se pueden generar y enviar a los responsables de su ejecución automáticamente.
Si los técnicos de campo están en una zona sin internet, pueden utilizar el modo offline, la aplicación capturará sus datos y posteriormente los filtrará en el módulo de analítica. Así se puede medir el cumplimento en la ejecución de las órdenes de trabajo.
Lo que es mejor, al tener un análisis que lleva la trazabilidad de cada actividad, muraby ayuda a las empresas a detectar qué procesos son ineficientes y están generando mayores costos, así como demoras en la ejecución.
Por último, pero no menos importante, somos una plataforma comprometida en ser 100% paperless, es decir que promovemos el uso de la digitalización de los documentos en las organizaciones, para evitar el desperdicio de papel. Y como complemento a este plan, nos sumamos a la iniciativa de sembrar árboles.
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